Politique de protection des données

POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

 

Date de mise à jour : 10 mars 2020

Site internet : https://www.easycles.com/

 

La présente politique de protection des données à caractère personnel du site internet EASY CLES a pour objet d’informer les utilisateurs du site et des services en ligne proposés de leurs droits et obligations relatives à la collecte de leurs données.

Cette politique de protection répond par ailleurs aux questions légitimes que les utilisateurs de nos services peuvent être amenés à se poser au cours de l’utilisation du site.

Dans ce contexte, la présente politique vise à fournir une information claire, complète et véritable sur les moyens et les méthodes utilisés par le site Internet EASY CLES afin de protéger les données de ses utilisateurs et respecter leurs droits.

Afin de répondre à nos obligations en matière de protection de vos droits, tout en vous offrant les meilleurs services et une expérience agréable, nous avons souhaité publier et mettre en œuvre une véritable politique en matière de protection des données à caractère personnel, résumée ci-après.

Afin que vous puissiez bénéficier de nos services en toute sécurité et en toute confiance, cette charte présente dans un document unique des informations claires, simples et sincères concernant les traitements de Données à Caractère Personnel opérés par EASY CLES, réalisés dans le cadre de son activité.

En effet, dans le cadre de nos activités, nous sommes amenés à collecter, traiter et conserver un certain nombre de Données concernant les visiteurs du site, nos clients et partenaires, ainsi que des données statistiques.

La présente politique en matière de protection des Données à Caractère Personnel a pour objet d’informer les Utilisateurs concernant leurs droits, ainsi que sur les moyens utilisés par EASY CLES afin de garantir la sécurité de vos Données ainsi que le respect des exigences légales et réglementaires en la matière.

Il est ainsi rappelé que, notamment, la Loi Informatique et Libertés, ainsi que le Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), entré en application le 25 mai 2018, prévoient un dispositif spécifique en matière d’encadrement et de protection des Données à Caractère Personnel.

C’est dans ce cadre que s’inscrit la présente politique de protection des Données à Caractère Personnel.

Cette Politique est complétée par :

  • Nos mentions légales : https://www.easycles.com/fr/pages/mentions-legales
  • Les CGU de notre site internet https://www.easycles.com/fr/pages/conditions-generales-dutilisation
  • Les CGS du site internet : https://www.easycles.com/fr/pages/conditions-generales
  • Une « charte cookie » accessible lors de la connexion à un Site et à tout moment via l’url suivante :

 

Le présent document a pour objectif de fournir toutes les informations sur les conditions dans lesquelles EASY CLES collecte et traite les informations à Caractère Personnel des Utilisateurs du Site exclusivement.

Vous pouvez imprimer ou enregistrer ce document à l’aide de la fonction de votre navigateur Internet (généralement « Fichier » puis « Enregistrer sous »).

En acceptant la déclaration suivante sur la protection des données, vous consentez à ce que EASY CLES recueille, traite et utilise vos Données à Caractère Personnel dans le respect des lois et réglements sur la protection des données de la présente Déclaration sur la Protection des Données Personnelles.

 

DEFINITIONS

Compte Client

Système d'accès réservé aux Clients exigeant un identifiant et un mot de passe ;

Donnée(s)

Tout élément (informations, textes, photographies, messages, etc.) collecté par l'Utilisateur et implémenté par lui au sein du Site, de l’Application et des Services au travers de son utilisation ;

Donnée à caractère personnel 

Aux termes de l’article 4.1 du RGPD, désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;

EASY CLES

SARL, au capital de 1.000,00 €, dont le siège social se situe 13, Avenue de la Marne, 64200 BIARRITZ immatriculée au registre du commerce et des sociétés de BAYONNE sous le numéro 840 493 696, représentée par Monsieur Emmanuel BAZIARD en qualité de Gérant ;

Fonctionnalité(s)

Chaque élément implémenté, accessible et utilisable au sein des différents Services ;

Loi Informatique et Libertés 

Désigne la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés accessible sur internet à l’adresse suivante : https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000886460

Moyens d’Accès 

Méthodes et/ou fonction par lesquelles l'Utilisateur peut accéder à un ou plusieurs Services afin de les utiliser pour ses propres besoins ;

Opérateur 

Société qui opère différents réseaux de télécommunications électroniques nécessaires à l'accès et à l'utilisation des Services ;

Politique

Désigne la présente politique en matière de Protection des Données à Caractère Personnel ;

Site(s) 

Le site internet d’EASY CLES, accessible via l’URL suivante : https://www.easycles.com/

Utilisateur(s) 

Désigne toute personne physique accédant au Site ainsi que toute personne bénéficiant des Services ;

Responsable de Traitement 

Aux termes de l’article 4.7 du RGPD, désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités  et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l'Union ou par le droit d'un État membre ;  

Désigne en l’espèce EASY CLES

RGPD

Désigne le règlement (UE) 2016/679 du parlement européen

et du conseil du 27 avril 2016 accessible en ligne à l’adresse suivante : https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=FR

Services 

Ensemble des prestations mises à disposition de l'Utilisateur par EASY CLES et accessibles via les Moyens d’Accès ;

Sous-Traitant 

Désigne, aux termes de l’article 4.8 du RGPD, la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Responsable du Traitement ;

Traitement(s) 

Désigne toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la  communication par  transmission, la  diffusion ou  toute  autre  forme  de  mise  à  disposition, le  rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction ; 

Tiers :

Désigne des personnes physiques qui ne sont pas liées à EASY CLES ou d'autres individus sans relation avec EASY CLES et/ou l’Utilisateur ;

 

1.       QUI COLLECTE VOS DONNEES (IDENTIFICATION DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT) ?

 

Le Responsable de Traitement en matière de Données à Caractère Personnel est :

§  La société EASY CLES SARL, au capital de 1.000,00 €, dont le siège social se situe 13, Avenue de la Marne, 64200 BIARRITZ immatriculée au registre du commerce et des sociétés de BAYONNE sous le numéro 840 493 696, représentée par Monsieur Emmanuel BAZIARD en qualité de Gérant.

Ainsi, nous déterminons les moyens ainsi que la finalité de la collecte des Traitements de Données à Caractère Personnel nécessaires à l’utilisation des Services par l’Utilisateur, ainsi que d’autres Données nécessaires à l’établissement de la relation contractuelle, son suivi et son amélioration.

 

 

2.       QUELLES SONT LES ACTIVITES DE EASY CLES ?

 

EASY CLES met à disposition une plateforme en ligne, accessible à l’adresse www.easycles.com, permettant de digitaliser la recherche et la location de biens immobiliers appartenant à des particuliers et situés exclusivement au Pays Basque.

A cet égard, EASY CLES agit en tant que mandataire immobilier avec un mandat de location avec les Propriétaires concernés.

Tout Utilisateur peut ainsi accéder au Site afin d’accéder à des annonces de location de biens immobiliers pour une courte durée, mises en ligne par EASY CLES.

Le Site permet de comparer les offres de location et de réserver en ligne une location, pour des dates déterminées par l’Utilisateur, sous réserve de validation par EASY CLES.

Tout Utilisateur ayant effectué une réservation bénéfice automatiquement d’un Compte en ligne, en tant que Client, et gérer sa réservation et bénéficier de diverses informations concernant son séjour

Ces Services sont accessibles sur le Site www.easycles.com et, le cas-échéant, sous forme d’Application pour mobile, tablette et autres dispositifs intelligents et interfaces de programme d’application.

L’Utilisateur peut consulter les Annonces et effectuer une réservation, même s’il n’est pas enregistré sur le Site, l’Application ou les Services.

Une fois la première réservation effectuée, il bénéficiera automatiquement d’un Compte afin de gérer sa réservation et les suivantes.

Le Site www.easycles.com est disponible en langue française et anglaise.

Les services accessibles sans inscription préalables sont les suivants :

§  accéder aux conditions de réservation  ;

§  prendre connaissance du règlement intérieur de l’Espace ;

§  consulter les éventuelles appréciations laissées par des anciens locataires ;

§  connaître les disponibilités de réservation de l’Espace ;

§  effectuer une demande de réservation en ligne en communiquant les dates de séjour et ses coordonnées, pour validation auprès d’EASY CLES ;

§  lire les articles publiés sur le blog de EASY CLES ;

§  contacter EASY CLES ;

§  géolocaliser des Annonces similaires déposées dans toutes les catégories ;

§  accéder à des informations destinées aux Propriétaires ;

§  accéder aux informations relatives au Site et à la gestion des cookies déposés.

Les services accessibles aux Utilisateurs bénéficiant d’un Compte Client en ligne sont les suivants :

§  Accéder à leur(s) réservation(s) ;

§  Connaître les conditions métérologiques, accéder à une carte des bonnes adresses recommandées par EASY CLES et lire les dernières actualités publiées par EASY CLES via le « dashboard » numérique ;

§  Accéder à un état descriptif complet de l’Espace loué et voir quelques photographies du bien ;

§  Bénéficier de recommandations touristiques et culturelles comme des excursions en randonnée ou des visites de châteaux ;

§  Se voir proposer une série d’activités soigneusement sélectionnées par EASY CLES ;

§  Prendre connaissance du règlement intérieur de l’Espace ;

§  Bénéficier de numéros de téléphone indispensables comme certaines compagnies de taxis, les hôpitaux, la police, ou encore les pompiers ;

§  Accéder à un inventaire des équipements qui comprend également le code wifi et qui retrace les différentes consommations énergétiques ;

§  Donner leur avis sur la location et attribuer une note sur 5 ;

§  Déclarer un incident ;

§  Accéder aux réponses fréquemment posées (FAQ) ;

§  Accéder à leur profil et, le cas échéant, modifier à tout moment, des informations personnelles renseignées lors de la création du Compte personnel.

L’ensemble de ces éléments sont désignés dans le cadre de la présente Politique par le terme « Services ».

Afin de pouvoir vous proposer les Services les plus adaptés à vos attentes, il nous est nécessaire de collecter et traiter un certain nombre de Données à Caractère Personnel.

A cet égard, EASY CLES n’est amenée qu’à collecter et traiter des Données à Caractère Personnel strictement nécessaires et limitées à la réalisation et l’amélioration des Services ainsi qu’aux diverses obligations, juridiques, comptables et fiscales de EASY CLES.

 

3.       A QUELLES OCCASIONS DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL SONT-ELLES COLLECTEES ?

Sur le Site, des Données à Caractère Personnel sont collectées par EASY CLES :

§  Lors des visites sur notre Site (coordonnées de connexion) ;

§  Lors du remplissage d’un ou plusieurs formulaires sur le Site ;

§  Lors de la création et la gestion d’un Compte en ligne ;

§  Lors de la réception et le suivi d’avis laissés par nos Clients ;

§  Lors de l’inscription à la Newsletter ;

§  Lors du clic sur des liens hypertextes renvoyant vers nos réseaux sociaux ;

§  Lors de nos échanges et vos actions sur nos pages de réseaux sociaux ;

§  A l’occasion du suivi de la relation entre EASY CLES, ses Utilisateurs et ses Clients.

Une fois la relation contractuelle établie, un certain nombre de Données à Caractère Personnelles seront collectées par EASY CLES.

 

4.       PAR QUEL INTERMEDIAIRE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL SONT-ELLES COLLECTEES PAR EASY CLES ?

4.1.   CANAUX DE COLLECTE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL SUR INTERNET

Des Données à Caractère Personnel sont collectées par EASY CLES par l’intermédiaire :

  • Du Site internet :  https://www.easycles.com/ ;
  • Des contacts directs (téléphone, mail, visite, etc.) entre l’Utilisateur et EASY CLES ;
  • Par l’intermédiaire d’un contact direct entre un prospect ou un client et un représentant d’EASY CLES ;
  • Par l’intermédiaire de nos réseaux sociaux.

Ainsi, EASY CLES possède des pages dédiées sur les réseaux sociaux suivants :

 

EASY CLES est coresponsable de traitement des pages présentes sur les réseaux sociaux listés ci-dessus.

 

Pour toute difficulté à l’occasion de l’utilisation des pages listées ci-avant, l’Utilisateur peut contacter l’opérateur en question (Facebook, Twitter ou autre), soit contacter EASY CLES.

 

4.2.   DETAILS CONCERNANT L’UTILISATION DES RESEAUX SOCIAUX

Le Site internet https://www.easycles.com/ utilise des boutons et des intégrations de réseaux sociaux sur ses pages.

 

La plupart des lien présents sur les pages de notre Site contenant du contenu de réseaux sociaux renvoie vers les site et outils en question, et ne sont pas directement intégrées à la page.

 

Si vous cliquez sur un bouton de partage et/ou de lecture de contenu, une nouvelle fenêtre s’affichera alors et vous pourrez alors accéder au contenu (le cas-échéant en ayant renseigné vos données de connexion au service concerné).

 

Pour plus d’informations et exercice de vos droits, concernant les méthodes de protection et de sécurité de ces fournisseurs tiers, nous vous invitons à vous connecter directement sur les pages concernées, listées ci-dessous :

 

§   Facebook: https://fr-fr.facebook.com/policy.php

§   LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=organization-guest_footer-privacy-policy

§   Instagram: https://www.facebook.com/about/privacy

 

5.       POUR QUELLES FINALITES EASY CLES COLLECTE-T-ELLE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ?

 

EASY CLES collecte vos Données à Caractère Personnel pour les finalités suivantes :

  • Fourniture des Services tels que décrits ci-avant ;
  • Etablissement et suivi de la relation contractuelle ;
  • Gestion des prospects ;
  • Facturation et suivi de paiement ;
  • Gestion des litiges ;
  • Gestion des assurances et vérifications ;
  • Réalisation des formalités fiscales ;
  • Gestion des demandes de droits d’accès, de rectification, de portabilité (le cas-échéant) et d’opposition ;
  • Analyses statistiques.

 

La collecte des Données est strictement limitée à la réalisation et au suivi des finalités évoquées ci-avant.

 

6.       QUELS SONT LES FONDEMENTS JURIDIQUES DE LA COLLECTE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

 

L’article 6 du RGPD énonce qu’un traitement n’est licite qu’à condition qu’au moins l’une des conditions suivantes soit remplie :

« a) la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques ;

b) le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ;

c) le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis ;

d) le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique ;

e) le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement ;

f) le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant.

Le point f) du premier alinéa ne s'applique pas au traitement effectué par les autorités publiques dans l'exécution de leurs missions. »

A cet égard, EASY CLES rappelle que les Traitements effectués reposent sur :

  • La nécessité relative à l’exécution de la relation précontractuelle et contractuelle ;
  • Le respect d’obligations légales, notamment en matière comptable, fiscale et d’identification des personnes ;
  • L’intérêt légitime du Responsable de traitement ;
  • Le consentement de la Personne, pour certains traitements spécifiques limitativement listés ci-après.

 

En tout état de cause, nous nous assurons de ne pas méconnaitre votre intérêt ou vos droits et libertés fondamentaux en vous permettant, à tout moment, de vous opposer, à tout ou partie des traitements décrits dans la présente Politique de Protection des Données Personnelles.

Le détail de vos droits concernant les Données à Caractère Personnel collectées par EASY CLES est défini ci-après.

Dans ce cadre, en cas d’opposition, nous vous informerons des conséquences de cette opposition sur la réalisation de la prestation demandée.

 

7.       QUELLES SONT LES DONNEES COLLECTEES PAR EASY CLES ?

 

Dans le cadre de nos Services, nous sommes amenés à collecter et traiter les Données à Caractère Personnel suivantes :

  • Collecte reposant sur l’établissement de relation contractuelle ou précontractuelle :

 

    • Coordonnées de contact des prospects (futurs clients) : genre, nom, prénom, adresse mail, numéros de téléphone, objet du message et message (champ texte libre), adresse, destination, choix du lieu à louer, date d’arrivée, date de départ, nombre de personnes (adultes et enfants) ;

 

  • Collecte reposant sur des obligations légales :
    • Coordonnées de facturation : nom, prénom, adresse, détail commande, réduction, montant de la facturation, montant des remises et avantages, date de paiement, incident de paiement, mode de paiement utilisé, contentieux éventuel ;
    • Moyens de paiement : type de paiement, date du paiement, incident de paiement.
    • Synthèse des locations effectués et des revenus générés.

 

  • Collecte reposant sur l’intérêt légitime :
    • Données liées à l’utilisation et au contrôle des équipements : Données liées à l’utilisation des équipements fournis par l’intermédiaire du Site ;
    • Utilisation des cookies techniques et strictement nécessaires pour la délivrance d'un Service expressément demandé par l’Utilisateur ou le Tiers ;
    • Coordonnées récoltées par les réseaux sociaux de l’Utilisateur : Facebook, Instagram, LinkedIn ;
    • Données de suivi : adresse IP, Données de connexion (dates, nombre de connexion) ;

 

  • Collecte reposant sur votre consentement :
    • Utilisation des cookies autres que les cookies techniques et ceux restant strictement nécessaires pour la délivrance d'un Service expressément demandé par l’Utilisateur ou le Tiers. Ce consentement peut être retiré ou modifié à tout moment par l’intermédiaire de l’outil fourni sur le Site ;

 

    • Adresse email dans le cadre d’une prospection commerciale à destination de particuliers (abonnement à la newsletter de EASY CLES).

 

 

8.       COMMENT EASY CLES ASSURE-T-ELLE LA SECURITE DE MES DONNEES ?

 

Au regard des Données traitées, EASY CLES accorde une importance fondamentale à la sécurité et la confidentialité des Données que vous êtes amenés à nous communiquer.

Cette Politique se traduit par la Sélection de Sous-Traitants et de partenaires répondant aux normes édictées par la réglementation en vigueur.

En outre, chaque collaborateur de EASY CLES s’engage à respecter une politique stricte en matière de sécurité et de confidentialité.

En synthèse, EASY CLES met en œuvre des éléments juridiques et organisationnels permettant d’assurer la meilleure protection possible au regard de la typologie et des finalités des Données à Caractère Personnel collecté afin de protéger lesdites Données contre l’altération, la perte accidentelle ou illicite, l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé.

A cet égard, EASY CLES accorde une importance fondamentale à :

  • La sensibilisation de ses collaborateurs aux exigences de confidentialité ;
  • La soumission de ses Sous-Traitants au respect de leurs obligations de confidentialité ;
  • La sécurisation de l’accès à ses locaux et à ses plateformes informatiques ;
  • La sécurisation de l’accès, du partage et du transfert des Données.

 

8.1.   SECURISATION DES ECHANGES SUR LE SITE INTERNET

Afin d’assurer une plus grande protection des échanges effectués par l’intermédiaire de notre Site, nous avons choisi de sécuriser ce dernier au moyen d’une clef TLS 1.2, 256 Bits.

L’utilisation de cette clef de chiffrement et de ce certificat permet de sécuriser les échanges effectués par l’intermédiaire du Site, afin d’accéder aux différentes Fonctionnalités.

 

8.2.   STOCKAGE DES DONNEES

Concernant le stockage des Données à Caractère Personnel, EASY CLES a sélectionné des prestataires présentant l’ensemble des garanties au regard du type de données traitées.

 

8.3.   OBLIGATION DE CONFIDENTIALITE

L’intégralité des collaborateurs de EASY CLES sont soumis à une stricte obligation de confidentialité et sont sensibilisés au respect des dispositions de la réglementation en matière de protection des Données à Caractère Personnel.

Par ailleurs, l’intégralité des Sous-Traitants sélectionnés par EASY CLES ont affirmé respecter leurs obligations en la matière et sont soumis à une obligation de confidentialité.

 

8.4.   DONNEES RELATIVES AU PAIEMENT EN LIGNE

Lors d’un paiement, EASY CLES utilise les moyens de prestataires de paiements extérieurs, à savoir :

§  Stripe (www.stripe.fr) dont la politique de protection des données peut être consultée à l’adresse suivante : https://stripe.com/fr/guides/general-data-protection-regulation

 

§  Swikly (https://www.swikly.com) dont la politique de protection des données peut être consultée à l’adresse suivante : 

 https://bit.ly/2T1BiBJ

Les prestataires en question collectent notamment, lors d’un paiement, des Données Personnelles concernant vos moyens de paiement (numéro de carte bancaire, date de fin de validité de la carte bancaire, cryptogramme visuel, ce dernier n’étant pas conservé, etc.).

Il est rappelé que EASY CLES ne collecte et ne détient aucune donnée bancaire directement lors d’un paiement effectué par l’intermédiaire du Site.

 

8.5.   IDENTIFIANTS DE CONNEXION

Tout accès au Compte Client nécessite la communication d’un identifiant unique et d’un mot de passe personnel.

Le mot de passe du Client est strictement personnel et ne doit en aucun cas être communiqué à un Tiers.

Nous rappelons par ailleurs que EASY CLES ou n’importe lequel de nos partenaires ne vous demandera jamais accès à votre mot de passe personnel.

Dans l’hypothèse où vous recevriez une demande relative à un renouvellement de mot de passe alors que vous ne l’aviez pas sollicité, nous vous invitons à ignorer cette demande et prendre attache dans les meilleurs délais avec EASY CLES. Dans ce cadre, un justificatif d’identité pourrait vous être demandé.

En cas de perte de mot de passe, le Client pourra demander le renouvellement de son mot de passe par l’intermédiaire de la procédure présente sur le Site.

 

9.       POUR QUELLE DUREE MES DONNEES PEUVENT-ELLES ETRE CONSERVEES PAR EASY CLES ?

 

Vous trouverez ci-dessous une liste des principales Durées de conservation appliquées par EASY CLES.

Type de données

Durées de conservation

Données de facturation

10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable de EASY CLES

Données fiscales liées à la location

10 ans à compter du 31/12 de l’année concernée

Données clients concernant le suivi d’une location

5 ans à compter de la location

Données de statistiques de mesures d’audience et données de fréquentation brutes du site

13 mois

Données liées aux enquêtes de satisfaction et avis clients

36 mois

 

Par principe, EASY CLES supprime les Données collectées à l’issue de la relation contractuelle, à savoir dès que l’Utilisateur clôture son Compte, le cas-échéant, à l’exception des Données devant être conservées pour une durée plus longue.

 

En cas d’inactivité du Compte de l’Utilisateur (absence de connexion au Site, etc.) durant une période continue de 36 mois, les Données collectées seront supprimées de manière sécurisée. Préalablement à cette suppression, EASY CLES pourra être amené à solliciter de l’Utilisateur son accord afin de continuer à bénéficier de son Compte, ce qui impliquerait la conservation des Données par EASY CLES.

 

En l’absence de réponse positive de la part du Client, les Données seront automatiquement supprimées de manière définitive et sécurisée, à l’exception de certaines Données statistiques qui seront anonymisées et pourront être utilisées afin d’améliorer l’expérience client de EASY CLES.

 

Il est précisé qu’en cas de suppression du Compte Client, l’intégralité des Données présentes seront supprimées, à l’exception des Données à Caractère Personnel pouvant être conservées par EASY CLES sur le fondement de l’obligation légale et au regard des normes applicables au traitement en question.

 

A l’issue des durées de conservation précitées, EASY CLES supprimera l’intégralité des Données à Caractère Personnel de manière définitive et sécurisée.

 

Imprimées sur papier, les Données à Caractère Personnel seront détruites en toute sécurité, notamment par déchiquetage croisé ou incinération des documents papier ou autrement et, si elles sont sauvegardées sous forme électronique, elles seront détruites.

 

EASY CLES se réserve par ailleurs le droit de conserver des Données statistiques anonymisées pour une durée supérieure aux durées évoquées ci-avant.

 

 

10.   EASY CLES COLLECTE-T-ELLE DES DONNEES « SENSIBLES » ET/OU DES DONNEES RELATIVES A DES ENFANTS ?

 

Il est rappelé que les Données « sensibles » sont définies comme suit par le RGPD :

« Information concernant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, la santé ou la vie sexuelle. En principe, les données sensibles ne peuvent être recueillies et exploitées qu’avec le consentement explicite des personnes. »

Le traitement de ces données est en principe prohibé. Il existe cependant des dérogations permettant la collecte de ces données et celles-ci sont énumérées strictement par l’article 9 du RGPD :

 

§  le consentement explicite de la personne concernée,

§  le fait que le traitement soit nécessaire à la sauvegarde de la vie humaine,

§  le fait que le traitement mis en œuvre par une association ou tout autre organisme à but non lucratif,

§  le fait que le traitement porte sur des données à caractère personnel manifestement rendues publiques par la personne concernée,

§  le fait que le traitement soit nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice,

§  le fait que le traitement soit nécessaire pour des motifs d’intérêt public important,

§  le fait que le traitement soit nécessaire aux fins de médecine préventive,

§  le fait que le traitement soit un traitement statistique réalisé par l’INSEE ou un des services statistiques ministériel,

§  le fait que le traitement comporte des données de santé et soit justifié par l’intérêt public et conforme aux dispositions relatives aux données de santé,

§  le fait que le traitement soit mis en œuvre par les employeurs ou administrateurs qui porte sur des données biométriques strictement nécessaires au contrôle de l’accès aux lieux de travail, aux appareils et applications utilisées dans le cadre des missions confiées aux salariés, agents, stagiaires, prestataires sous réserve de conformité aux règlements types en la matière,

§  le fait que le traitement porte sur la réutilisation des informations publiques figurant dans les jugements et décisions de justice mais il ne doit avoir ni pour objet ni pour effet de permettre la réidentification des personnes concernées,

§  le fait que le traitement soit nécessaire à la recherche publique telle que définie par l’article L.112-1 du Code de la recherche après avis motivé et publié de la CNIL).

 

A cet égard, EASY CLES ne collecte aucune Données sensible.

 

S’agissant des Données à Caractère Personnel relatives à des personnes mineures, il est par ailleurs rappelé que le Considérant n°38 du GPDR dispose que :

« Les enfants méritent une protection spécifique en ce qui concerne leurs Données à Caractère Personnel parce qu'ils peuvent être moins conscients des risques, des conséquences et des garanties concernées et de leurs droits liés au traitement des Données à Caractère Personnel. Cette protection spécifique devrait, notamment, s'appliquer à l'utilisation de Données à Caractère Personnel relatives aux enfants à des fins de marketing ou de création de profils de personnalité ou d'utilisateur et à la collecte de Données à Caractère Personnel relatives aux enfants lors de l'utilisation de services proposés directement à un enfant. Le consentement du titulaire de la responsabilité parentale ne devrait pas être nécessaire dans le cadre de services de prévention ou de conseil proposés directement à un enfant. »

Il est ainsi rappelé que l’article 7-1 de la Loi Informatique et Liberté fixe à 15 ans la limite d’âge relative à l’utilisation de Données à Caractère Personnel.

A cet égard, il est rappelé que la création d’un Compte Client est réservée aux personnes majeures. Dans ce cadre, EASY CLES n’a pas vocation à collecter de Données à Caractère Personnel de personnes mineures de moins de 15 ans.

 

11.   QUELLES SONT LES OBLIGATIONS A LA CHARGE DES UTILISATEURS ?

 

A titre liminaire, l’Utilisateur doit veiller à utiliser des programmes d’accès à internet reconnus et à jour, y compris les différents modules annexes permettant d’accéder aux Services.

L’Utilisateur s’oblige à communiquer à EASY CLES des informations exactes et à jour, le concernant directement.

A cet égard, chaque Utilisateur s’engage, lorsqu’il transmet des Données sur le Site ou en direct, à respecter les Conditions Générales de EASY CLES.

L’Utilisateur s’oblige enfin à ne pas communiquer (par mail par exemple) des informations n’étant pas expressément demandées par EASY CLES et nécessaires à la réalisation des Services.

 

12.   CARACTERE FACULTATIF OU OBLIGATOIRE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL COLLECTEES

 

Seules les Données fournies dans un champ de formulaire marqué d’un astérisque (*) sont obligatoires afin de bénéficier des Services de EASY CLES.

L’intégralité des Données complémentaires fournit par l’Utilisateur ne sont pas obligatoires et peuvent être transmises de manière facultative par l’Utilisateur, afin d’améliorer son expérience Utilisateur sur le Site.

 

13.   MES DONNEES DE CONTACT VONT-ELLES ETRE UTILISEES A DES FINS PUBLICITAIRES ? VAIS-JE RECEVOIR DES SPAMS DE EASY CLES ?

 

EASY CLES n’effectue pas de prospection commerciale via l’envoi d’emails, sans l’accord préalable de l’Utilisateur concerné.

Il est rappelé que, conformément aux dispositions réglementaires et légales applicables, EASY CLES ne pourra vous envoyer d’offres marketing ou d’offres commerciales qu’à condition que vous ayez donné votre consentement clair, non-équivoque et explicite afin de recevoir de tels éléments, à défaut d’être client.

Il est par ailleurs possible, à tout moment, de retirer ce consentement afin de ne plus être destinataire de telles offres.

La création d’un Compte Client, le cas-échéant, n’est pas conditionnée au recueil du consentement de l’Utilisateur concernant la réception d’offres commerciales.

Il est rappelé que durant l’ensemble de la relation contractuelle entre l’Utilisateur et EASY CLES, c’est-à-dire au cours de la durée pendant laquelle l’Utilisateur est titulaire d’un compte personnel, EASY CLES pourra transmettre à l’Utilisateur des offres publicitaires par courrier électronique, aux fins de prospection, pour des produits et services analogues à ceux de EASY CLES, ou si la prospection n’est pas de nature commerciale.

L’Utilisateur disposera d’un moyen de s’opposer gratuitement et simplement à la réception de mails de prospection en se désinscrivant de la base de données emailing de EASY CLES en cliquant sur le bouton dédié à cette fin, présent dans chaque mail envoyé par EASY CLES.

En tout état de cause, chaque email envoyé par EASY CLES sera signé et indiquera clairement l’identité de son auteur, ainsi qu’une méthode de désinscription.

Dans l’hypothèse où des communications signées de EASY CLES vous seraient envoyées et ne comporteraient pas ces mentions, nous vous invitons à contacter EASY CLES dans les plus brefs délais.

 

14.   AUTOMATISATION DES TRANSMISSIONS ET DES TRAITEMENTS

 

Les Données à Caractère Personnel collectées par EASY CLES ne font pas l’objet de décisions exclusivement basées sur une automatisation.

Une automatisation de la prise de décision ou du traitement peut être réalisée de manière annexe, mais restera toujours sous le contrôle d’une personne humaine.

 

15.   OU SONT TRAITEES LES DONNEES COLLECTEES PAR EASY CLES ?

 

EASY CLES traite majoritairement les Données sur des serveurs internes situés en France.

Nos Sous-Traitants sont majoritairement établis au sein de l’Espace Economique Européen. De manière marginale et pour certains Services spécifiques, les Données recueillies par EASY CLES pourraient être transmises à des Sous-Traitants établis en dehors de l’Union Européenne.

Dans cette situation, EASY CLES s’assure que les garanties appropriées sont apportées par les Sous-Traitants en question pour encadrer tout transfert de Données à Caractère Personnel en souscrivant des contrats spécifiques s’assurant notamment du maintien du respect des droits des Utilisateurs.

 

16.   QUI SONT LES DESTINATAIRES DES DONNEES COLLECTEES ?

 

Les destinataires des Données collectées seront les pourront être, en fonction des circonstances :

§  Les propriétaires des biens loués ;

§  Les locataires des biens loués ;

§  Les prestataires agissant dans les lieux loués.

EASY CLES ne transfère et ne cède aucune Données concernant directement ou indirectement concernant ses Utilisateurs à des Tiers.

 

17.   QUELS SONT LES DROITS DES UTILISATEURS ?

 

Conformément à la réglementation générale européenne en vigueur sur la protection des données, chaque Utilisateur a le droit d'obtenir gratuitement des informations concernant les Données à Caractère Personnel collectées par EASY CLES.

Vos droits et réclamations sont les suivants :

 

  • Article 16 RGPD - Droit de rectification des Données à Caractère Personnel collectées par EASY CLES par l’intermédiaire du Compte Client ou en contactant directement EASY CLES ;

 

  • Article 17 RGPD – Droit à l’effacement, ce droit ne concernant pas l’intégralité des Données collectées ;

 

  • Article 20 RGPD - Droit à un transfert des données (portabilité), ce droit ne concernant que les Données collectées sur le fondement du consentement et de l’établissement de la relation contractuelle ;

 

  • Article 21 RGPD - Droit d'opposition.

 

Pour toute demande dans ce cadre, l’Utilisateur peut adresser sa demande aux coordonnées indiquées à l’Article 21.

Le cas-échéant, EASY CLES pourra être amené à vous réclamer certains éléments complémentaire (preuve d’identité, identifiant, etc.) afin de s’assurer de votre identité dans le cadre de l’exercice de vos droits.

 

 

18.   QUE DEVIENNENT MES DONNEES EN CAS DE DECES ? QUI AURA ACCES AUX DONNEES TRANSMISES ?

EASY CLES peut être amené à disposer de Données à Caractère Personnel relatives à une personne décédée.

 

Dans ce cas, la loi n°2016-1321 du 7 octobre 2016 pose comme principe que les droits personnels du défunt s’éteignent au décès de leur titulaire.

 

Cependant, la réglementation prévoit deux exceptions dans lesquelles ces droits peuvent être provisoirement maintenus :

 

§  Le défunt a pris des directives visant à permettre à toute personne, de son vivant, d’organiser les conditions de conservation, d’effacement et de communication de ses données à caractère personnel après son décès ;

 

§  En l’absence de directives ou de mentions contraires émanant du défunt, il est prévu que les héritiers pourront « dans la mesure du nécessaire » exercer les droits relatifs :

 

§  « à l’organisation et au règlement de la succession du défunt. A ce titre, les héritiers peuvent accéder aux traitements de données à caractère personnel qui le concernent afin d’identifier et d’obtenir communication des informations utiles à la liquidation et au partage de la succession. Ils peuvent aussi recevoir communication des biens numériques ou des données s’apparentant à des souvenirs de famille, transmissibles aux héritiers »

 

§  « à la prise en compte, par les responsables de traitement, de son décès. A ce titre, les héritiers peuvent faire procéder à la clôture des comptes utilisateurs du défunt, s’opposer à la poursuite des traitements de données à caractère personnel le concernant ou faire procéder à leur mise à jour ».

 

Dans l’hypothèse où vous souhaiteriez que EASY CLES recueille vos directives en matière de transmissions de Données à Caractère Personnel post-mortem, nous vous invitons à nous contacter aux coordonnées indiquées à l’Article 21 de la présente Politique.

 

19.   COMMENT LES UTILISATEURS SONT-ILS INFORMES DES MODIFICATIONS DE LA PRESENTE POLITIQUE EN MATIERE DE PROTECTION DES DONNEES ?

 

EASY CLES peut modifier la présente Politique de Protection des Données à tout moment.

EASY CLES informera les Utilisateurs par tout moyen des modifications apportées à la présente.

EASY CLES invite les Utilisateurs à prendre régulièrement connaissance de la Politique de Protection des Données afin de se tenir parfaitement informés de ses dispositions.

 

 

20.   AUTORITE DE CONTROLE

 

Dans l’hypothèse où vous estimeriez que EASY CLES ne respecterait pas ses obligations en matière de protection des Données à Caractère Personnel, il vous est possible de contacter l’autorité de contrôle compétente, à savoir la CNIL (https://www.cnil.fr/fr/agir ou 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07).

 

21.   COMMENT CONTACTER EASY CLES ?

 

Les Utilisateurs peuvent contacter EASY CLES pour toute question qu’ils pourraient avoir sur cette Politique de Protection des Données aux adresses suivantes :

 

Dans ce cadre, un justificatif d’identité pourrait vous être demandé avant de traiter votre demande.